Facturen en pro-formafacturen: wat is wat en waar vind je ze

In het onderdeel Facturen vind je drie soorten documenten: pro-formafacturen, facturen en betalingsbevestigingen. We leggen uit waarin ze verschillen, wat hun statussen betekenen en hoe je de pdf voor je boekhouding downloadt.

Drie soorten documenten#

De gang van zaken is altijd dezelfde: een bestelling maakt een pro-formafactuur aan, jij betaalt en wij maken de factuur op. Betaal je de pro-formafactuur niet, dan ontstaat er geen factuur en geen schuld.

Waar je de documenten vindt#

1. Open in je klantaccount het onderdeel Facturen.
2. In de tabel zie je de kolommen Document, Status, Bedrag, Vervaldatum, Uitgegeven en Actie.
3. Boven de tabel staan de aantallen: Wacht op betaling, Betaald, Geannuleerde verzoeken en eventueel Onbetaalde opwaarderingen.
4. Klik op een document om het Besteloverzicht te openen, waar je het document ook kunt betalen.

De laatste paar documenten toont ook het Overzicht, in de tegel Laatste documenten.

Statussen van documenten#

De pdf van een factuur downloaden#

1. Zoek in het onderdeel Facturen de betaalde factuur.

2. Klik in de kolom Actie op PDF (Downloaden).

   Je browser downloadt de factuur als pdf.

Direct na de betaling kun je bij de factuur We maken de factuur klaar zien, met de opmerking Meestal binnen een paar minuten na betaling. Wacht even en vernieuw de pagina. De pdf vind je ook op de pagina van de bestelling in de regel Factuur (PDF).

Factuurgegevens, bedrijf, bedrijfsnummer en btw-nummer#

• De gegevens op de factuur komen uit Accountinstellingen › Contact- en factuurgegevens op het moment van betaling.
• Kies voor een bedrijf Factureren aan: Bedrijf / ondernemer en vul Bedrijfsnaam, Bedrijfsnummer (IČO) en eventueel Btw-nummer in. Tsjechische bedrijven vul je aan vanuit het register ARES met de knop Ophalen uit ARES.
• Een wijziging van de gegevens geldt voor volgende facturen. Facturen die al zijn opgemaakt, blijven ongewijzigd.
• Ontbreekt het factuuradres, dan zie je boven de lijst met facturen Vul je factuuradres in bij Accountinstellingen. We vermelden het op je volgende facturen.

Hoe je de gegevens wijzigt, lees je in het artikel Account en wachtwoord.

Btw#

StormHost is niet btw-plichtig. We maken facturen op zonder btw en de prijs op de factuur is de eindprijs. Ben je zelf btw-plichtig, dan kun je uit onze facturen geen btw aftrekken, want er staat geen btw op.

Vervaldatum en automatische annulering van het verzoek#

• Een pro-formafactuur heeft een vervaldatum: de datum zie je in de kolom Vervaldatum en op de pagina van de bestelling in de regel Betalen vóór.
• Betaal je die niet vóór die datum, dan annuleert het systeem die automatisch, samen met de bestelling. Je ziet die dan als Geannuleerd betaalverzoek en je bent ons niets verschuldigd.
• Uitzondering: heb je per overschrijving betaald en wordt de betaling nog verwerkt, dan blijft de bestelling geldig en maken we de factuur op zodra het geld is bijgeschreven.

Voor de boekhouder#

• Het boekhoudkundige document is de factuur, niet de pro-formafactuur. Een pro-formafactuur is alleen een betaalverzoek.
• Een factuur ontstaat pas na ontvangst van de betaling en is daarom tegelijk het bewijs dat de dienst is betaald. De factuurdatum is de dag van betaling.
• De factuurvaluta is de Tsjechische kroon (CZK).
• Tegoed: een opwaardering is een vooruitbetaling, waarvoor we alleen een Bevestiging van ontvangen betaling (DK-…) opmaken. De factuur ontstaat pas op het moment dat je het tegoed voor een concrete dienst gebruikt, en draagt de datum van dat gebruik.
• De kosten voor de betaalmethode staan als aparte regel op de factuur, bijvoorbeeld “Kosten voor betaalmethode – PayPal”. Bij methoden zonder kosten kan alleen een kleine regel “Afronding op hele kronen” verschijnen, als de prijs niet op een hele kroon uitkwam.
• De factuur voor je boekhouder download je als pdf, zie hierboven.

Als iets niet werkt#

Op de factuur staan verkeerde gegevens#

Een factuur draagt de gegevens van het moment van betaling en verandert niet vanzelf. Corrigeer de gegevens in Accountinstellingen (dat geldt voor volgende facturen) en stuur ons een bericht om de opgemaakte factuur te laten corrigeren: het factuurnummer en de juiste gegevens. Contact: support.

De factuur kan nu niet worden gedownload. Probeer het zo meteen opnieuw.#

Een tijdelijk probleem bij het downloaden van de pdf. Probeer het over een paar minuten opnieuw. Heb je de factuur meteen nodig, stuur ons dan een bericht.

Bij een betaalde bestelling zie ik We maken de factuur klaar. Heb je hem meteen nodig, stuur ons dan een bericht.#

Het opmaken duurt langer dan normaal. We maken de factuur alsnog op. Heb je haast, stuur ons dan het bestelnummer.

Bij deze bestelling ontbreekt de factuur, neem contact op met support.#

Bij de bestelling is geen document aangemaakt. Stuur ons het bestelnummer (#… in de kop van de pagina).

Ik heb betaald, maar het document staat nog op “Wacht op betaling”#

Bij een gewone bankoverschrijving duurt het bijschrijven tot 1–⁠2 werkdagen. Meer lees je in het artikel Betaalmethoden en kosten.